Rekisteri- ja tietosuojaseloste Koski Wellness Oy

Tämä on henkilötietolain (523/1990) 10§:n ja 24§.n sekä EU: yleisen tietosuoja-asetuksen (679/2016) 12 ja 13 artiklan mukainen yhdistetty rekisteriseloste ja tietosuojaseloste Koski Wellness Oy:n verkkosivuston käyttäjille.

Päivitetty 20.11.2022

Rekisterinpitäjä:

Koski Wellness Oy, y-tunnus 2818806-8
Osoite: Lainlukijantie 33a, 00690 Helsinki
Yhteyshenkilö: Minna Koski, puh. 040 6787 147

minna.koski@koskiwellness.fi
www.koskiwellness.fi

Koski Wellness Oy tarjoaa konsultointi- ja valmennuspalveluja yrityksille sekä lyhytterapiaa ja valmennusta yksityishenkilöille.

Rekisterin nimi:

Koski Wellness Oy asiakasrekisteri

Henkilötietojen käsittely ja säilytys:

Tietojen käsittelyn perusteena on asiakkaan yhteydenotto, asiakkaan ja Koski Wellness Oy:n välinen asiakassuhde, asiakkaan antama suostumus tai sopimus ja asiakkaan antama toimeksianto. Asiakasrekisterin tietoja säilytetään enintään kolme vuotta viimeisen yhteydenoton- tai valmennuksen päättymisen jälkeen, ellei asiakkaan kanssa ole toisin sovittu. Rekisterinpitäjä sitoutuu henkilötietojen salassapitoon ja käsittelee tietoja luottamuksellisesti.

Henkilötietoja käytetään:

• Asiakaspalveluun ja asiakassuhteen hoitoon

• Valmennusten ja koulutusten suunnitteluun, markkinointiin, toteuttamiseen ja kehittämiseen

• Asiakaspalautteen keräämiseen

• Tilausten käsittelyyn, toimitukseen, laskutukseen ja suoritusten seurantaan

Rekisterin tietosisältö

Rekisteriin tallennettavia tietoja voivat olla: yritys/organisaatio, yhteyshenkilö, sähköpostiosoite, puhelinnumero, osoite, www-sivustojen osoitteet, tiedot tilatuista palveluista ja niiden muutoksista, laskutustiedot sekä muut asiakassuhteeseen ja tilattuihin palveluihin liittyvät tiedot.

Tietojen hankinta

Rekisteriin mahdollisesti tallennettavat tiedot saadaan: www-lomakkeilla lähetetyistä viesteistä, uutiskirjelistalle liittyessä, sähköpostitse, puhelimitse, sosiaalisen median palvelujen kautta, sopimuksista, asiakastapaamisista ja muista tilanteista, joissa asiakas luovuttaa tietojaan.

Henkilötietojen siirto ja luovuttaminen

Henkilötietojen siirto tai luovutus voi tapahtua kolmansille osapuolille vain lain sallimissa rajoissa. Henkilötietoja käytetään vain kerättyä tarkoitusta varten Koski Wellness Oy:n ja Koski Wellness Oy:lle mahdollisesti työskentelevien valmentajien toimesta. Kolmannet osapuolet ovat velvollisia pitämään henkilötiedot salassa ja huolehtimaan asianmukaisesta tietosuojasta. Laskutustiedot siirtyvät kirjanpitoon Talenom kirjanpito-ohjelmiston kautta. Käytämme verkkopalvelussa kolmannen osapuolen analytiikkapalveluita käytön analysointiin. Näihin palveluihin ei viedä henkilötietoja tai tietoja, joilla yksittäisen vierailijan pystyisi tunnistamaan.

Tietojen luovuttaminen EU:n ulkopuolelle

Valmennuksissamme, joissa käytetään Everything Disc käyttäytymistyylityökalua, luovutamme asiakkaan kanssa tehdyn sopimuksen mukaisesti toimeksiannon toteuttamiseksi henkilötietoja (osallistujan nimi ja sähköpostiosoite) EU:n ulkopuolelle valmennukseen liittyvän työkalun käytön mahdollistamiseksi. Valmennuksiin osallistuvat henkilöt vastaavat työkalun kysymyksiin ja päättävät muiden tietojensa antamisesta.

Everything DiSC - käyttäytymistyylityökalussa käytetään Wileyn kustantamon ja Inchape Publishing LCC:n EPIC - Electronic Profile Information Center- järjestelmää. Palvelun tarjoaja on liittynyt EU:n ja Yhdysvaltain väliseen Privacy Shield-ohjelmaan, jonka tarkoituksena on varmistaa eurooppalaisten tietojen tietoturvallinen käsittely Yhdysvalloissa. Lue lisää EPIC ja MyEverythingDiSC -järjestelmien yksityisyydensuojasta.

Rekisterin suojaus

Koski Wellness asiakasrekisteri ja laskutusohjelma on suojattu käyttäjätunnuksella, salasanalla, käyttöoikeuksilla ja palomuurilla. Rekisteriä pääsee käsittelemään ainoastaan Koski Wellness valmentajat, joilla on salassapitovelvollisuus ja allekirjoitettu vaitiolositoumus. Asiakastyössä käytetyt järjestelmät gmail, office työkalut, Whatsapp, Zoom, Creamailer ja google drive sisältävät asiakkaiden yhteystietoja, jotka on suojattu palveluntarjoajien puolelta. Käyttäessään palveluita asiakas suostuu tähän. Mikäli valmennustyössä kertyy asiakkaan kertomana arkaluontoista tietoa, se tallentuu ainoastaan valmentajan omaan, lain vaatimusten mukaan suojattuun rekisteriin. Sitä käsittelee vain valmentaja itse, ja se hävitetään tai toimitetaan valmennettavalle heti valmennussuhteen päätyttyä.

Tietojen tarkastusoikeus

Rekisteriin merkityllä on oikeus tarkistaa hänestä tallennetut tiedot ja halutessaan pyytää poistoa. Tarkastuspyyntö tulee tehdä kirjallisesti osoitteeseen Koski Wellness Oy / Minna Koski, Lainlukijantie 33a, 00690 Helsinki.

Evästeet (cookies) ja miten ne toimivat

Koski Wellness verkkosivujen toimivuuden parantamiseksi käytämme evästeitä. Ne antavat tietoa siitä, kuinka käytät sivustoamme, ja näin sen toiminnallisuutta pystytään jatkuvasti parantamaan.

Evästeet tekevät verkkopalvelun käytöstä käyttäjäystävällisempää ja niitä hyödynnetään palvelun käytön analyysissa, seurannassa, kehittämisessa sekä kohdennetussa mainonnassa, viestinnässä sekä markkinoinnissa. Verkkosivulle tultaessa käyttäjä voi kieltää tai sallia evästeiden käytön. Koski Wellness ei pysty takaamaan kaikkien toiminnallisuuksien optimia toimivuutta, mikäli evästeet eivät ole käytössä. Evästeissä ei käsitellä henkilötietoja eikä niitä voi yhdistää evästeisiin. Käyttäjää ei voida tunnistaa pelkkien evästeiden avulla.